5 suuremat väljakutset IT-hanke läbiviimisel.

19.06.2019

Sihtrühm: IT-juht, IT eest vastutaja.

Tegime uuringu ja küsitlesime Eesti IT-juhte ja IT eest vastutavaid inimesi. Valimisse kuulusid ettevõtted, milles on üle 25 arvutöökoha. Töötajate koguarv polnud oluline.

Küsisime, millised on põhilised väljakutse ja probleemid ettevõtte IT-hangete koostamisel ja läbiviimisel. Uuringust joonistusid välja huvitavad mustrid, kuid suuri üllatusi tulemustes polnud. Ikka sama – same old, same old.

  • IT sisseost ja hankimine on tülikas, ebameeldiv ja aeganõudev tegevus.
  • Hanget peab tihti läbi viima inimene, kellel puudub kompetents hangitava teenuse/seadmete kohta (see kehtib eriti väiksemate ettevõtete puhul).
  • Pakkumiste võrdlemine käib paljudel täna samuti kui 10 aastat tagasi:
    • lauale laotakse 3 pakki väljaprinditud pakkumistega;
    • enda jaoks on tehtud Exceli tabel, kuhu pannakse erinevad pakkumised sisse, aga see on puhas käsitöö;
    • Exceli tabel tehakse juba hanke vormistamise raames ja palutakse saata pakkumine samas tabeli vormingus.
  • Alati leidub pakkujaid, kes ei viitsi tingimusi lõpuni lugeda ja teevad pakkumise, mis ei vasta 100% etteantud nõuetele, sh vormistatakse pakkumise koostajale endale mugavamas formaadis.
  • Et teha tulemuslikku hanget, tuleb kogu hanke tingimuste töö ära teha koos pakkuja(te)ga (tihti võidab see, kes suutis rohkem endale sobivaid tingimusi sisse suruda).
  • Hanke läbiviijal on raske finantsotsustajatele põhjendada kõrgema hinna valikut, sest pakkujad ei lisa piisavalt kaalukaid lisaväärtusargumente, mis vastaksid tegelikele ettevõtte ärivajadustele.
  • Isegi kui ettevõttel on olemas IT-partner, nõuavad finantsotsuste tegijad 3 pakkumist ja sageli tehakse need siis hoopiski fiktiivsed.
  • Hanke järeltegevusi (arvete/raha liikumist, tarnet, üleandmist) on raske jälgida, sest selleks puudub ülevaatlik univeraalne süsteem.
  • Teenuste hankeid on keeruline teha, sest tingimustesse on keeruline sisse kirjutada “usalduse faktorit”. Hankija teab, keda tahaks valida, kuid tihti saab määravaks ikka ja jälle kõige madalam hind.

Kuidas siis tulla hankest võitjana välja? Mitte pakkujana, vaid hanke läbiviijana.

Kui järgnevatel küsimustele on vastused olemas, on hea tulemus üsna käegakatsutav (loe lisa, klikkides küsimusele).

  1. Kuidas leida hanke läbiviimiseks kompetentne inimene?
  2. Kuidas defineerida kõigepealt ärivajadus ja alles siis sellele vastav tehnoloogiline lahendus?
  3. Kuidas leida kõige paremad/usaldusväärsemad pakkujad (hanke partnerid) ja kuidas vältida, et “nõuandjad” ei kasutaks soovituste andmist selleks, et hankele sisse kirjutada oma isiklikke ärihuve?
  4. Kuidas välja töötada endale sobiv süsteem, et pakkumisi ja selle komponente oleks lihtne võrrelda?
  5. Kuidas jälgida hankele järgnevaid tegevusi (kauba liikumine, teenuste saadavus, tingimustele vastavus jne)?

Kui lugeda ei viitsi, võite ka lihtsalt meilt nõu küsida. Kirjutage:

 

IT-hankekeskkond seadmete, talentide ja know-how hankimiseks